ROBO MEIJINの事例紹介の第1弾は、株式会社FCCテクノです。
私たちは、2020年12月頃から社内のDX（デジタルトランスフォーメーション）を推進するため、既存業務フローを見直し、ITツールの導入を進めています。
実は『ROBO MEIJIN』も社内のDX推進の取り組みの中から生まれたサービスです。
目次
1．FCCテクノはアナログ文化が根強い会社でした
2．[Step1] チャットツールでコミュニケーションを手軽に
#チャットツール #Teams #社内メール廃止
3．[Step2] 日報、稼働状況を一元管理
#日報電子化 #稼働管理 #リソース再配分 #ペーパーレス化
4．[Step3] 紙とハンコがあたりまえのバックオフィス業務から卒業
#ペーパーレス化 #勤怠管理 #ワークフロー管理 #freee
5．[Step4] 時間の使い方を改善、売上拡大への道
#Tableau #Salesforce #BIツール #商談管理 #顧客管理 #リード育成
6．実践してわかったこと。DX推進にはコツがある？
1．FCCテクノはアナログ文化が根強い会社でした
※最近まで使用していた手書きの日誌と勤務管理表
弊社は創立約60年のSIer（システム開発）の会社です。
創業以来、「お客様に一番近い場所で、お客様とともに課題を解決」をというコンセプトで、お客様のニーズに合わせた、ソフトウェアの設計開発、多種多様な業務受託（アウトソーシング）、システム関連のサポート業務の提供などを行ってきました。
弊社はシステム開発の会社でありながら、紙を使ったコミュニケーションが根付いていて、手書きで記入する紙の資料も多種存在しました。お客様の業務のシステム化を進めていても、自社の業務のシステム化、効率化までは進められていない状況でした。
2021年から経営体制の変更をきっかけに、組織の変革と社内DX（デジタルトランスフォーメーション）に着手しました。これまでの社内業務を徹底的に見直し、効率化へ歩み始めました。より多くの時間をお客様への価値提供へ使えるよう、社内の業務プロセスのIT化を行い、今ではビジネスモデルの変革に取り組んでいます。
2．チャットツールでコミュニケーションを手軽に
初めに着手したのは、社内コミュニケーションを円滑に進めるための「ビジネスチャットツール」の導入でした。弊社はグループ全体で約150名、福岡市の自社オフィス、福岡や東京のクライアント先など、複数の拠点で業務を行っており、「社内コミュニケーションの効率化」がDXの第一歩として有効だと考え、ビジネスチャットツールの導入に着手しました。
Word/Excel/PowerPointといったMicrosoft Office製品をOffice365へ更新を進めていたこと、アプリケーション間の連携やプロジェクトでの利用経験が豊富なメンバーも社内にいたことからMicrosoftのTeamsを選択しました。
全社での新たなツール導入を迅速に浸透させ、徹底するため、チャットツールの利用ルールはトップダウンで展開しました。
利用ルールの一例として、チャット上での「さん付け」なし、メッセージ確認後の「いいねボタン」などのリアクション必須化など、コミュニケーションの速度を優先しました。
また、社内のカルチャーを制定し、時にはひざを突き合わせて納得がいくまで説明を繰り返しました。わかりやすいマニュアルを内製し、馴染みやすく、新たな試みやルール変更が機動的に展開をできる状況を作っていきました。
ツールの利用状況を1日に2〜3回確認し、ログインしていないメンバーがいた場合、席に行って直接声をかけたり、電話をしたりと「使っているのが当たり前」「使っていない状況はおかしい」という認識を持ってもらうために根気強く声掛けを繰り返しました。
デジタルなツールですが、しっかりと利用し始めてもらうには、アナログな「声掛け」が効果的でした。
今では、新たなコミュニケーションの基本として浸透しており、手軽で素早く情報共有や意識合わせができるため、欠かせないツールとなっています。
3．日報、稼働状況を一元管理
チャットツール導入と並行して「稼働管理システム」の導入を進めました。
「稼働管理システム」は、これまで紙を中心に運用していた勤務状況の記録だけでなく、各部門の各人の活動状況を「分類」して、日報と関連付けて「記録・集計」を行うシステムです。
「稼働管理システム」は、当社で独自開発を行いました。社員へのヒアリングから開発、そして、導入までの期間は約1ヶ月程度で進みました。サーバは社外からのアクセスの利便性とセキュリティを確保するためにAWS（アマゾンウェブサービス）を利用し、言語は保守性を考えPHPと非常にベーシックな組み合わせで開発を行いました。
導入後の展開に関しては、チャットツールと同様にマニュアルを内製し、その後の導入定着までの質問対応などもチャットツールを活用し、コミュニケーションをまめに取りながら、画面共有することでリモート環境でもスムーズなサポートができました。
4．紙とハンコが「あたりまえ」のバックオフィス業務からの卒業
「社内業務から紙をなくす」という当初のテーマは、バックオフィス業務を効率化することでさらに大きく前進しました。それは同時にハンコレスにも繋がっていきました。
バックオフィスに関しては、企業単位での特殊性が低い分野であると判断し、開発コストの圧縮や導入までのリードタイムの短縮を目的に、 人事労務・会計「freee（フリー）」を導入することにしました。
これまで紙ベースで運用してた勤怠管理や各種ワークフローを一つ一つ見直し、簡素化・合理化しながら移行しました。また移行に際しては、一時的に紙とデジタル（freee）の両方を並行するテスト入力期間を設け運用上の不備がないかトライアルしながら、進めることで順調に進めることができました。
社内のルールをアップデートし、よりシステム運用がしやすい形に整い、総務部門に係る業務負担も5割軽減できました。
5．時間の使い方を改善、売上拡大への道
システム開発は効率的な稼働が利益の増加に直結します。従って、本業に集中できるようにすることが非常に重要です。
そのために、稼働管理システムとBIツール「Tableau」の連携を行い、時間の使い方を視覚的に捉えるようにしました。なんと、事務作業に3割の時間が費やされていることが判明したのです。
事務作業の効率化で利益をまだまだあげられる余地があることを誰もが確信し、改善は非常にポジティブに進んでいきました。
事務作業の効率化ができたあと、次に取り組むステップは、売上を上げるための仕組みの効率化です。まずは、商談が見えるようになることと、商談の履歴を追えるようになることが重要だと判断しました。
商談管理にシステム導入ができれば、「商談が見えるようになる」つまり、売上見込を可視化できるようになります。そうすることでどの案件に集中すべきかなど、視覚的に分析し、アクションに結び付けることができます。さらに、「商談の履歴を追える」ことで顧客毎にどのようなアプローチが効果的か分かるようになり、より効率的に売上を作り上げていくことが可能です。
弊社は現在（2021年6月）、外部システムである「Salesforce」を利用し、見込み客や商談管理の効率化を進めています。
新規案件の交渉状況や過去取引先との対応履歴、問い合わせ対応の部署の履歴管理や傾向分析も可能になりました。これまでの経緯がわからないということもなくなり、属人化していた案件や顧客単位の活動の履歴が「誰が見てもすぐわかる」ようになり、売り上げ向上のための施策に活かすことができるようになりました。
6．実践してわかったこと。DX推進にはコツがある？
私たちが実際にDX推進を行ってきてわかったことは、DX推進には「コツ」があるということです。
とくに重要なのは「効果を実感しやすい部分から着手すること」です。
例えば、弊社で開発した「稼働管理システム」の事例では、当初システムを勤怠管理に紐付けることも想定していましたが、現場の変化を重要視し、「まずやってみる」という空気の醸成を優先しました。全て完璧な状態を目指すと導入が遅くなり、改善に向けたポジティブな雰囲気が作れないと考えたからです。
DXを進めるうえで、会社の風土やフェーズによって、どの程度の内容を盛り込むかを見極めることは、とても大切だと考えています。
「稼働管理システム」の目的は採算管理と定め、労務管理との連携は保留するという形をとりました。できる範囲からスピーディーに導入していくことで、社内の改善ムードを高め、メンバーの要望を拾いやすい環境づくりを意識しました。
その結果、連続的なDXを誘発することができ、DX推進の成功は、社員の効率的な業務への意欲を高め、会社全体の文化までも変えることができたと考えています。
また、新システムやツールの導入時に一番ネックとなることは、利用者への普及です。メンバーにしっかりと使ってもらうためには、「根気強いこまめなコミュニケーション」と「自分から率先して改革したくなるモチベーションの醸成」が必要です。
当社の提案する『ROBO MEIJIN』は、私たちの経験を活かしたサービスです。
- 根気強い定着支援
- クイックなシステム導入による変革モチベーションの醸成
- システム開発会社であることを生かしたシステム間連携の開発力
を強みにしたサービスです。
ぜひ、目に見える形で働きやすさが改善していく『ROBO MEIJIN』をご体感ください。